発注先が分からなくても、手元に現物が1つあれば作り直しは相談できます。まずは支払いの記録・メール・書類などから発注先を探し、見つからなければ現物の写真を別の業者に見せて相談しましょう。配る日が近いなら、探すのと相談を同時に進めるのが安心です。
「去年配ったあのキーホルダー、また同じものを作っておいて」
そう頼まれたものの、作ったのは前の担当者。すでに異動や退職をしていて、どこに頼んだのか書いたものも見つからない。総務や広報の方からよく聞く困りごとです。この記事では、発注先を探す手がかりと、見つからないときの頼み方、次に同じことで困らないための残し方をまとめました。
まず現物が残っていないか確かめる
最初に、配ったものと同じ現物が社内に1つでも残っていないか探しましょう。倉庫の在庫、受付の飾り、社員が今も使っているものなど、意外なところに残っています。
現物があれば、発注先が見つからなくても「これと同じものを」とほかの業者に相談できます。写真だけだと大きさや色を正確に伝えにくいので、まずは現物探しが近道です。
発注先を探す5つの手がかり
1. 支払いの記録
いちばん確実なのはお金の流れです。経理の担当者に「〇年〇月ごろ、記念品の支払い」と時期と金額の目安を伝えて、支払い先を調べてもらいましょう。
2. メールの履歴
前の担当者のメールが共有フォルダなどに残っていれば、「見積」「キーホルダー」「ノベルティ」「校正」などの言葉で検索してみてください。見積書やデザイン確認のやりとりから、発注先と担当者の名前がわかります。
3. 納品書・請求書
総務や経理のファイルに、紙の納品書や請求書が残っていないか確かめましょう。品名や数量が書かれていれば、再注文にそのまま使えます。
4. 箱・袋・台紙の印字
入っていた箱、個包装の袋、台紙に、会社名や品番が印字されていることがあります。在庫が箱ごと残っていたら、捨てる前に確かめてください。
5. 現物の裏側や刻印
金属のグッズは、裏側や金具の近くに小さな刻印やマークが入っていることがあります。発注先の名前でなくても、素材の表記や品番が手がかりになります。
見つかったら確かめたい3つのこと
- 前回の注文の記録：いつ、何を、何個作ったか
- ロゴや形のデータが残っているか
- 形を作るための型が残っているか（型には保管の期限があることも多いので、最初に聞いておく）
見つからないときは、現物から作り直す
手を尽くしても見つからない、前の発注先がもう受けていない。そんなときは、別の業者に現物を見せて作り直してもらう方法があります。相談するときは、次の4つを伝えるとスムーズです。
- 現物の写真（表・裏・横から。定規を添えると大きさが伝わります）
- 必要な数と、配る日
- どこまで同じにしたいか（形・大きさ・色・ロゴ・金具）
- 少し変わってもよい所
型は業者ごとに新しく作ることが多いため、まったく同じにはならないこともあります。特に色は、作る時期や仕上げで少し変わります。「並べて配ることはないので、近ければよい」のように許せる範囲を伝えておくと、話がまとまりやすくなります。
作り直しは、見直しのチャンスでもある
前回「金具が外れやすかった」「印刷がはげた」という声があったなら、作り直しは素材や名入れの方法を変えるよい機会です。たとえば、前回の形にこだわらなければ、ステンレスのプレートにレーザー刻印したキーホルダーに切り替える方法があります。型がいらないので少ない数でも作れ、刻印はこすれても消えにくいのが特長です。
KAZARIの名入れキーホルダーは、長方形・円形・ドッグタグ型・栓抜き型など全8型。前のキーホルダーに近い形があるか見てみる →
次の担当者のために残す6つのこと
今回の苦労を次の担当者にさせないために、作り終えたら次の6つを1か所にまとめておきましょう。
- 発注先と担当者の名前、連絡先
- 品名・数量・金額
- ロゴや形のデータ
- 色・素材・仕上げの指定
- 型を業者に預けているか、その期限
- 現物を1つ、見本として保管
特に6つ目がいちばん簡単で、いちばん役に立ちます。大きさや手触り、色味は、言葉やデータより現物の方が正確に伝わるからです。
KAZARIの名入れキーホルダーでは、同じデザインの2回目以降は、前回のデータを使って作れます。毎年や周年ごとに同じものを作る予定があるなら、最初の注文のときにそのことを伝えておくと、次の注文がスムーズです。
前のキーホルダーの写真から、ご相談ください
発注先が分からないままでも大丈夫です。現物の写真（表と裏）、ほしい数、配る日を送っていただければ、近い形で作れるか、どこを変えれば近づくかをご案内します。名入れキーホルダーの形が決まっていれば、その場で料金も確かめられます。
まとめ
- 最初に、現物が1つでも残っていないか探す
- 発注先は、支払いの記録・メール・書類・箱の印字・現物の刻印から探す
- 見つかったら、データと型が残っているか確かめる
- 見つからなければ、現物の写真を見せて別の業者に作り直してもらう
- 次の担当者のために、6つの記録と現物1つを残す
記念品やノベルティは、毎年や周年ごとに作り直すことの多いものです。今回の再注文を、次の担当者が困らない仕組みを作るきっかけにしてみてください。
よくある質問
写真しか残っていなくても作り直せますか？
作れることが多いですが、大きさや厚み、色が少し変わる可能性があります。定規や名刺など大きさのわかるものと一緒に撮り、わかる範囲の寸法を伝えると、近いものに仕上げやすくなります。
前の業者とは別の業者に頼んでも問題ありませんか？
自社のロゴを使ったグッズなら、別の業者に頼むこと自体は一般的です。ただし、デザインを前の業者が作った場合は、使ってよいかを当時の契約ややりとりで確かめておくと安心です。
同じキーホルダーを追加で作るとき、費用は安くなりますか？
業者によります。KAZARIの名入れキーホルダーでは、同じデザインの2回目以降は、前回のデータを使って作れます。
